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Documentos necesarios y permisos

Gestiones generales y obligatorias para todos los tipos de negocios. 

La primera dificultad viene por la coexistencia de numerosas “ventanillas” a las que hay que acudir, según correspondan a los diferentes organismos de la Administración estatal, autonómica o local. A esto se une el que no existe un modelo de trámites para cada actividad, ya que cada comunidad autónoma y cada ayuntamiento puede fijar los requisitos y las tasas que hay que pagar, por lo que estas condiciones pueden variar notablemente de una localidad a otra. Aunque parezca un laberinto de papeles, en realidad, “estos trámites no son complejos y cualquier persona los puede gestionar”. El problema es que “son engorrosos y pueden llevar bastante tiempo”. La información se puede obtener en las asociaciones empresariales, ayuntamientos, comunidades autónomas y cámaras de comercio. Además, muchas Administraciones se han adherido a la Ventanilla Única Empresarial (www.vue.es), que centraliza todos los trámites independientemente del organismo al que correspondan.

A pesar de la inicial dificultad, nunca se debe caer en la tentación de saltarse el papeleo. En concreto, “funcionar sin las licencias, autorizaciones y registros necesarios no es nada recomendable”. “Si las autoridades lo detectan, el infractor sufrirá dos consecuencias: por una parte, el cierre cautelar hasta que se realicen las gestiones para conseguir la licencia”. Por otra, tendrá que abonar una multa. “El importe lo fija cada comunidad autónoma, pero es bastante elevado: tanto como para que no haya merecido la pena”. 

TRÁMITES GENÉRICOS

Son aquéllos que todos los negocios, sea cual sea su naturaleza, deben cumplir antes de comenzar su actividad.

1. Administración de Hacienda: declaración previa al inicio de operaciones, alta en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE) y en el IVA, declaración censal de inicio de actividad y obtención del CIF.

2. Registro Mercantil: inscripción de la sociedad (en caso de no ser autónomo).

3. Tesorería General Seguridad Social (SS): inscripción del empresario en el Régimen de Trabajadores Autónomos (sólo si va a realizar la actividad como tal), inscripción de la empresa en la SS y alta de los empleados.

 

CONSEJOS GENERALES

1. Inicia los trámites con antelación, ya que pueden retrasar la apertura del negocio.

2. Los requisitos varían de una comunidad autónoma a otra, y según el municipio.

3. Las normas cambian con rapidez. Siempre es recomendable solicitar información actualizada en la administración correspondiente.

4. Haz fotocopias de los documentos que debes presentar. Los más habituales son:

Identificación de la empresa y su titular: DNI, NIF, acta de constitución de la sociedad y poderes de representación del socio, alta en el IAE y en la Seguridad Social. 

Datos del negocio y el titular: memoria explicativa de la actividad, titulación académica del responsable y recibo del pago de la cuota del colegio profesional.

Datos del local: escritura de propiedad o contrato de alquiler, planos del local indicando el destino de cada estancia y otros datos de interés, según la actividad.

LICENCIA DE APERTURA DE ACTIVIDAD

La licencia de actividad o de apertura es el documento que acredita que el local cuenta con las condiciones de habitabilidad y uso adecuadas para acoger la actividad económica a la que se le destina, sin causar molestias a terceros.

OBLIGATORIO PARA:

Todos los locales deben contar con esta licencia. Sólo quedan exentas las actividades profesionales, artesanales o artísticas realizadas en la propia vivienda, siempre que no haya venta directa al público ni se causen molestias a los vecinos.

La licencia de actividad o apertura de negocio es intransferible y pertenece al dueño del negocio, por lo que habrá que pedir una nueva cada vez que haya cambios en el local, en la actividad o en sus titulares de dicho negocio.

PROCEDIMIENTO:

1. La licencia es expedida por el ayuntamiento.

2. Para las actividades inocuas, que en principio no deben generar ninguna molestia, los requisitos son más sencillos.

3. Actividades clasificadas. Las exigencias aumentarán para licencias de actividades clasificadas como molestas (las que puedan emitir ruidos, vibraciones, gases, polvo, etcétera), insalubres (aquellas que puedan provocar desprendimiento o evacuación de productos o sustancias perjudiciales para la salud), nocivas (las susceptibles de ocasionar daños al medio ambiente) o peligrosas (relacionadas con productos explosivos, combustibles, radiactivos...). Para ejercer actividades molestas, es necesaria la autorización expresa de la comunidad de propietarios del inmueble. Las restantes actividades clasificadas se realizarán, por lo general, en suelo industrial.

4. Plazos. “El plazo para que se resuelva el procedimiento depende del volumen de trabajo que tenga el ayuntamiento en el momento de la petición”, Como puede prolongarse varios meses, para estos trámites funciona el “silencio negativo” de la Administración: es decir, que si calla, otorga. 

De acuerdo con este principio, si el local cumple los requisitos, se puede abrir el negocio de forma provisional hasta que llegue la licencia definitiva, aunque Carmen Domingo advierte de que esta opción sólo es recomendable si el emprendedor está totalmente seguro de que responde a las exigencias legales.

REQUISITOS HABITUALES:

1.- Licencia de obras 

Obligatorio para: todos los locales que deban ser acondicionados para obtener la licencia de apertura, y siempre que haya que hacer obras. Procedimiento: un técnico municipal examinará el local y expedirá la licencia de obras indicando las remodelaciones necesarias. Si son obras menores, el técnico puede otorgar una licencia de apertura provisional, condicionada a que se realicen las mejoras. Si se requieren obras mayores, habrá una nueva inspección tras la remodelación.

2.- Medidas de insonorización 

Obligatorio para: locales donde se realicen actividades potencialmente contaminantes por ruido y vibraciones, como bares, talleres, espectáculos, centros educativos, etcétera.

Procedimiento: Los dueños de los locales deben presentar un estudio de impacto acústico firmado por un técnico que incluya una memoria explicativa y planos, donde se detallen las características del foco de contaminación y las medidas de control y prevención adoptadas: sonómetros, limitadores de ruido, doble puerta, aislamientos especiales, etc. 

2.- Medidas higiénicas

Obligatorio para: locales donde se sirva comida y/o bebida, como bares, cafeterías, restaurantes, heladerías...

Procedimiento: las normativas municipales detallan las características de cada estancia (cocina, almacén, zona de barra, zona de público, aseos y vestuarios), indicando su superficie mínima, materiales de construcción, ventilación y tipo de mobiliario. Por ejemplo, requieren una salida de humos y zonas separadas para tratar los alimentos y los residuos, así como electrodomésticos, material de limpieza y contenedores de basura específicos.

3.- Plan contra incendios

Obligatorio para: todos los edificios deben tener señalización de evacuación, alumbrado de emergencia y extintores. Los planes contra incendios son obligatorios para los centros sanitarios, espectáculos públicos, alojamientos turísticos y actividades industriales.

Procedimiento: deben contar con planes de emergencia que incluyan protocolos de evacuación y autoprotección. Además, hay que exponer en lugar visible loa planos del local con las rutas de salida, contar con alarmas acústicas y disponer de los extintores adecuados para los tipos de fuego que se puedan producir.

CONSEJOS:

1. “Antes de comprar o alquilar un local, hay que ir al área de urbanismo del ayuntamiento para ver si tiene la licencia”. “No basta con ver que en el local se realiza ya la actividad que queremos llevan a cabo. Las ordenanzas municipales se modifican con frecuencia, y es posible que en su día obtuviera la licencia, pero que ya no cumpla con los requisitos exigidos”.

2. En el momento en que el emprendedor entregue el impreso solicitando la licencia, tendrá que pagar las tasas, independientemente de que se la concedan.

3. Existen estudios de arquitectura o ingenieros y empresas de la construcción especializadas en adaptar locales a las obligaciones impuestas por la correspondiente licencia de actividad.